Учёт склада в магазине: как навести порядок в остатках

Что нужно для нормального учёта товаров в магазине: остатки в реальном времени, инвентаризация без остановки торговли, закупки и контроль недостач.

Зачем нужен складской учёт

Пока товаров немного, остатки держат в голове или в тетради. Потом появляются поставщики, несколько точек, возвраты, и выясняется, что реальный остаток не совпадает с записанным. Складской учёт программа берёт на себя: каждая продажа, приёмка и возврат автоматически меняют количество, а владелец видит актуальную картину.

Учёт товаров в магазине нужен, чтобы вовремя докупать ходовое, не замораживать деньги в залежавшемся и быстро замечать пропажи.

Типичные проблемы: недостачи и пересортица

Самые частые беды склада знакомы почти каждому владельцу.

• Недостачи: товар исчез, а кто ответственный, неизвестно.
• Пересортица: в учёте один размер или цвет, на полке другой.
• Товар закончился, а узнали об этом от покупателя.
• Просрочка или залежавшийся товар, которого слишком много.
• Кассир продаёт, а приёмка и перемещения между точками ведутся в разных тетрадях.

Эти проблемы решаются не строгостью, а порядком: у каждой операции должен быть автор и дата.

Инвентаризация без хаоса

Инвентаризация — главный способ сверить учёт с реальностью. В Sotix её можно провести полностью, выборочно (например, по товарам группы A из ABC-анализа) или методом слепого пересчёта, когда сотрудник считает товар, не видя ожидаемого количества. Так результат честнее.

Недостача, выявленная при инвентаризации, ложится на ответственного сотрудника. Товары легко находить и считать: у карточки есть штрихкоды, а сканером может служить камера телефона или USB-сканер. Для полок и витрин печатаются этикетки и ценники со штрихкодом (EAN-13, Code128).

Что умеет учёт товаров в Sotix

• Карточка товара: штрихкоды, фото, бренд, НДС, ИКПУ и код упаковки, минимальный и максимальный остаток.
• Варианты товара по размеру и цвету, комплекты, прайс-листы для розницы и опта.
• Поштучный учёт по серийным номерам или IMEI и партии со сроком годности.
• Несколько складов и филиалов с перемещением товара и денег между ними.
• Закупки: заказ поставщику, приёмка, возврат поставщику, автозаказ по минимальному и максимальному остатку.
• Импорт товаров, клиентов и поставщиков из Excel или CSV с предварительной проверкой, выгрузка в Excel, CSV, JSON и для 1С.

Уведомление в Telegram придёт владельцу, когда остатки станут малыми. В отчётах видно ABC и XYZ-анализ и медленно продающиеся товары.

Склад и касса в одной системе

Остатки точны, только когда продажа и склад — одна система. В Sotix касса списывает товар в момент чека, а при отсутствии интернета продажи сохраняются на устройстве и синхронизируются позже. Подробнее про кассу — в статье касса для магазина.

Если нужны своя интеграция или связь с другими программами, доступны API-ключи и вебхуки. Данные можно выгрузить в Excel, CSV или JSON, а также в формате для 1С, так что вы не привязаны к одной программе.

Как провести инвентаризацию за один день

1. Выберите вид: полная для небольшого магазина или выборочная по ABC для самых важных товаров.
2. Назначьте ответственных за зоны, чтобы недостача ложилась на конкретного человека.
3. Включите слепой пересчёт: сотрудник вводит фактическое количество, не видя учётного.
4. Считайте сканером или камерой телефона, а не вручную по списку.
5. Сверьте расхождения, перепроверьте спорные позиции и закройте инвентаризацию.

Так склад пересчитывается быстро, а результат трудно подогнать.

Закупки и автозаказ: чтобы не было пустых полок и лишних запасов

Задайте для каждого товара минимальный и максимальный остаток. Когда остаток падает ниже минимума, система предлагает автозаказ поставщику до максимума, а владельцу приходит уведомление о малых остатках. Дальше работает цепочка: заказ поставщику, приёмка и при необходимости возврат поставщику.

Чтобы не копить лишнее, смотрите отчёт по медленно продающимся товарам и ABC-анализ: он показывает, какие позиции дают основную часть продаж, а какие просто лежат.

Кто за что отвечает и какие отчёты смотреть

Учёт склада работает, когда у каждой операции есть автор. В Sotix роли и права редактируются: одному сотруднику можно разрешить только приёмку, другому только продажи. Журнал изменений показывает, кто и когда менял карточку товара или остаток.

Для решений владельца пригодятся отчёты: продажи по товарам, филиалам и продавцам, сравнение периодов, прибыль, ABC и XYZ-анализ. Если закупаете за границей, цены можно вести в долларах с указанием курса, а продавать в сумах.

Тарифы Sotix

Цены — от 75 000 сум в месяц. Учёт склада доступен на тарифах по числу филиалов, касс и сотрудников; в пробный период открыты все возможности.

Оплата за 3 месяца — скидка 10%, за год — 20%. 14 дней бесплатно со всеми возможностями, без карты.

Как перейти с тетради или Excel

Сначала загрузите список товаров из Excel или CSV: перед импортом система покажет ошибки. Затем введите начальные остатки, проведите инвентаризацию и подключите кассу. Начать можно бесплатно на 14 дней без карты: создать аккаунт.

Совет: начните с самых ходовых товаров и одного склада, остальное добавляйте по мере привычки. Перед стартом проведите первую инвентаризацию, чтобы начальные остатки были честными, и выдайте каждому сотруднику свою роль, чтобы действия было видно в журнале изменений.

Частые вопросы

Ещё по теме